Gestores de contraseñas: qué son y cómo pueden mejorar la seguridad de las empresas

En el día a día de nuestra empresa, es habitual acceder a numerosas aplicaciones y servicios para realizar nuestras tareas. Cada uno de estos accesos suele requerir un proceso de autenticación mediante usuario y contraseña; contraseña que, para una mayor seguridad, debe ser diferente para cada servicio.

En ocasiones, recordar todas esas contraseñas distintas puede resultar complicado e, incluso, afectar a nuestra productividad y la de nuestros empleados. Apuntar nuestras credenciales en un papel y dejarlo a la vista, por ejemplo, pegado en el monitor, puede parecer una solución a este problema, pero se trata de una práctica altamente peligrosa para la seguridad de nuestra empresa.

Entonces, ¿qué podemos hacer para recordar una gran cantidad de contraseñas diferentes y que, a la vez, cumplan los requisitos para considerarse seguras? La respuesta es la siguiente: utilizar un gestor de contraseñas.

¿Qué es un gestor de contraseñas?

Un gestor de contraseñas es una herramienta que facilita el almacenamiento seguro y la organización de las contraseñas que se utilizan en diferentes servicios o aplicaciones. Su función principal es almacenar todas nuestras credenciales en una base de datos cifrada a la que se accede a través de una única contraseña. De esta forma, solo deberemos recordar esa contraseña maestra para gestionar todos nuestros servicios.

Las características y funciones de un gestor de contraseñas pueden variar dependiendo del fabricante y la versión del gestor, pero, para considerarlo eficiente y seguro, un gestor de contraseñas debería contar, al menos, con las siguientes:

• Almacenamiento seguro:  debe almacenar de forma segura y cifrada las contraseñas que se gestionan en él para protegerlas de accesos no autorizados.
• Generador de contraseñas: permite crear contraseñas aleatorias seguras para los diferentes servicios automáticamente.
• Sincronización: algunos gestores de contraseñas alojan las contraseñas en la nube, debidamente protegidas, permitiendo así la opción multidispositivo.
• Autocompletado de formularios: esta función permite agilizar el proceso de autenticación rellenando automáticamente los campos de inicio de sesión en sitios web y aplicaciones.
• Doble factor de autenticación: para añadir una capa extra de seguridad a la contraseña maestra, algunos gestores de contraseñas utilizan un doble factor de autenticación para acceder a todas las contraseñas almacenadas.
• Acceso biométrico: dependiendo del dispositivo utilizado, algunos gestores de contraseñas permiten el acceso mediante huella o reconocimiento facial.
• Alertas de seguridad: algunos gestores de contraseñas incluyen la función de notificaciones de seguridad, como deficiencias en la seguridad de las contraseñas o vulnerabilidades en los servicios.
• Administración de contraseñas de equipos: en el ámbito empresarial, esta función permite gestionar y compartir contraseñas de forma segura entre los empleados.

¿Qué beneficios tiene un gestor de contraseñas para la empresa? 

Utilizar gestores de contraseñas tiene claros beneficios para la seguridad de las empresas, ya que, al utilizar contraseñas robustas y únicas para cada servicio, se reduce el riesgo de ciberataques basados en contraseñas, como los de fuerza bruta o ataques de diccionario, y facilita al usuario que haga uso de diferentes contraseñas para cada servicio, evitando su reutilización.

Además, su facilidad de uso permite agilizar el trabajo de los empleados al no tener que recordar múltiples contraseñas que administrará el gestor de contraseñas. De esta forma, se cumplirá más fácilmente con los estándares de seguridad y políticas de contraseñas.

¿Cómo funciona un gestor de contraseñas?

En el mercado existen diferentes gestores de contraseñas para todo tipo de dispositivos. En nuestro catálogo de empresas y soluciones de ciberseguridad y en la sección de herramientas de seguridad del espacio de Ciudadanía de INCIBE puedes encontrar la solución que más se ajuste a tu empresa.

En este caso, a modo de ejemplo, explicaremos paso a paso cómo configurar y utilizar la aplicación LastPass para gestionar nuestras contraseñas:

1. Una vez descargada la aplicación, siempre desde la página oficial o markets oficiales, se deberá crear una cuenta. También podremos acceder al servicio web. Para crear una cuenta, deberemos utilizar un correo electrónico y crear una contraseña. Esta contraseña será la maestra, por lo que debe ser suficientemente robusta y debemos recordarla siempre.

2. Una vez nos hayamos identificado, podremos acceder al panel principal donde gestionaremos nuestras cuentas, contraseñas, etc.

En el apartado “Contraseñas” podremos empezar a añadir las contraseñas de los diferentes servicios. Para ello, pulsaremos en el símbolo “+” situado en la parte inferior derecha y, posteriormente, en “CONTRASEÑA”.

3. Deberemos rellenar una serie de campos para cada servicio, como el nombre de usuario, la contraseña y la URL del servicio. 

4. Así, todas nuestras contraseñas quedarán almacenadas de forma segura y podremos acceder a ellas siempre que las necesitemos y a través de nuestra contraseña maestra.

En algunas versiones de la aplicación también se ofrece la posibilidad de crear contraseñas seguras o de un solo uso.

Además, se puede añadir doble factor de autenticación desde la sección Configuración de la cuenta > Opciones multifactor y seleccionando la opción que se prefiera entre las disponibles.

Por ejemplo, si quisiésemos elegir como doble factor de autenticación Google Authenticator, deberíamos pulsar en el icono con forma de lápiz de la columna acción y se abrirá una ventana emergente. Siguiendo los pasos indicados, cambiando el valor de la opción “Activada” a “Sí” y pulsando en “Actualizar”, activaríamos el doble factor de autenticación.

Almacenar contraseñas de forma segura y eficiente es esencial para un entorno empresarial en el que la ciberseguridad debe ser una prioridad. Por ello, los gestores de contraseñas son una herramienta efectiva que simplificará la gestión de las credenciales de los empleados a la vez que ayudará a mejorar la seguridad, permitiendo la creación de contraseñas más robustas y únicas.

Implementar un gestor de contraseñas fiable y que se ajuste a las necesidades de nuestra empresa pueda marcar una gran diferencia en la protección de los datos de nuestra organización y la prevención de posibles incidentes de seguridad.

Recuerda que puedes contactar con nosotros a través de la Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE (017), los canales de mensajería instantánea de WhatsApp (900 116 117) y Telegram (@INCIBE017), o el formulario de contacto (seleccionando la opción de usuario de empresa o profesional) que encontrarás en nuestra web. Expertos en la materia resolverán cualquier conflicto online relacionado con el uso de la tecnología y los dispositivos conectados.

Contenido realizado en el marco de los fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del Gobierno de España, financiado por la Unión Europea (Next Generation).