No te arriesgues… ¡haz copias de seguridad!

Son muchas las causas de que podrían dar origen tanto a pérdida de información como ralentizar la dinámica de trabajo diaria de una organización: robos, incendios, fallos eléctricos, roturas de dispositivos, virus, y así un largo etcétera. Por este motivo y aprovechando que el próximo 31 de marzo se celebra el Día Mundial de las Copias de Seguridad, vamos a incidir en la importancia de contar con ellas y de asegurarnos la capacidad de restaurarlas llegado el momento.

Normalmente no somos conscientes de la importancia que tiene la realización de copias de seguridad hasta que ya es demasiado tarde. Hay que tener muy presente que en cualquier momento y seguramente, el más inesperado e inapropiado, se pueden dar fallos que terminen por desembocar en pérdida de información. No debemos olvidar que trabajamos con dispositivos que son susceptibles de fallos, averías o robo, algo que debe tenerse en consideración porque podrían ser causantes de pérdidas económicas o incluso de confianza, que podrían concluir en la pérdida de clientes o incluso incurrir en posibles sanciones.

Además, es importante conocer que el 29% de los desastres son accidentales y por lo tanto, imprevistos, y 1 de cada 10 ordenadores es infectado con un virus cada mes. Estos datos nos muestran inequívocamente que es muy importante realizar copias de seguridad con una cierta regularidad para no perder el activo más importante que tiene cualquier organización, la información.

En un solo día de trabajo se podrían perder todos los datos procesados, ocasionando tener que retomar expediciones de mercancía, facturación y contabilidad; provocando pérdida de pedidos, errores en stock o inventarios, etc., y generando, además del coste económico, una mala imagen, etc..

Por último, además de salvaguardar la información, será necesario comprobar que se puede recuperar fácil y rápidamente. De nada serviría tener copias de seguridad si luego no se puede o no se sabe recuperar la información perdida llegado el momento necesario.

Por lo tanto, para tener una política eficiente de copias de seguridad deberemos hacernos algunas preguntas:

• ¿De qué hacer copia?

Se deberá establecer sobre qué información se desea hacer copias de seguridad. Para llegar a este punto hay que realizar un análisis exhaustivo de la información que se maneja en la organización y concluir qué información es crítica para el negocio.

• ¿Cómo lo vamos a copiar?

Será necesario definir la forma en la que se realizará la copia de seguridad, que podría ser completa (copia total de los datos), incremental (a partir de los datos de la última copia), o diferencial (copia de datos desde la última copia completa).

• ¿Cuándo queremos hacerlas?

Es decir, cada cuánto tiempo haremos una copia de seguridad, número de versiones que se harán de la misma y cuánto tiempo estaremos dispuestos a almacenarla.

• ¿Dónde se almacenarán?

Este apartado determinará el medio en el que se almacenará la información: cintas, discos, USB, discos portátiles, sistemas cloud, etc. Aquí habrá que tener en cuenta aspectos como el coste o presupuesto que queremos destinar a tal efecto o la fiabilidad del fabricante en cuanto a almacenamiento y seguridad.

Seguidamente tendremos que especificar el lugar donde se almacenarán las copias. Una buena práctica es almacenarlas en una ubicación distinta al centro de trabajo. En caso de que en este último ocurriera una catástrofe, por ejemplo un incendio, guardar las copias en él, implicaría que también se verían afectadas. Además, habría que dar cuenta de las directrices marcadas por la legislación, como la LOPD que nos obliga a cifrar las copias de seguridad que se almacenen fuera de las instalaciones.

• Pruebas de restauración

Este paso es indispensable para comprobar si funciona el proceso de restauración de copias de seguridad. Por este motivo se hace necesario realizar pruebas periódicas de restauración, dejando debidamente documentado el procedimiento para evitar sorpresas si en algún momento tuviéramos que restaurar una copia.

A pesar que tendemos a pensar que cualquier eventualidad “a mí no me va a pasar”, al final son muchos los casos en los que sí ocurren. Contar con copias de seguridad nos asegura que llegada esta circunstancia, podré recuperar los datos perdidos y que no se vea afectada la dinámica del negocio. Además generaré confianza ante agentes externos y ahorraré en términos económicos. No lo dudes, haz copias de seguridad.